En medarbetare som är hemma några dagar med influensa är sällan ett problem. Men när flera blir sjuka samtidigt behöver arbetsuppgifter fördelas om, kollegor täcka upp och chefer lägga tid på bemanningen. I verksamheter med små marginaler märks även enstaka sjukdagar.
Med rätt förberedelser, rutiner och uppföljning går det att minska risken att fler blir sjuka och begränsa påverkan på kvalitet och produktion. Det gör också att verksamheten klarar sjukdomsperioderna bättre.
1. Lär av tidigare års frånvaro
Börja med att ta reda på hur korttidsfrånvaron brukar se ut i er organisation. Vilka månader har den varit högst? Vilka avdelningar är mest sårbara? Och hur stor del handlar om enstaka sjukfall jämfört med återkommande korttidsfrånvaro?
Det kan till exempel visa sig att en avdelning regelbundet har hög frånvaro i november och december. Då kan chefen redan under hösten se över bemanning, arbetsfördelning och prioriteringar.
Tips: Jämför samma månader tidigare år, uppdelat på avdelning eller arbetsgrupp. Titta på både antal sjukfall och antal frånvarodagar. Då blir det lättare att skilja normala säsongsvariationer från förändringar som behöver undersökas närmare.
2. Gör det enkelt att sjukanmäla sig och minska smittspridningen
Medarbetare som känner sig pressade att arbeta när de är sjuka riskerar att smitta fler, just när många redan är borta. Därför spelar både kultur och rutiner roll. Det ska vara enkelt att sjukanmäla sig, utan onödiga steg eller krav på att få tag på rätt person. Med ett digitalt system registrerar medarbetaren frånvaron snabbt och chefen får informationen direkt.
Arbetsgivare kan också begränsa smittspridningen genom att:
- ha tydliga riktlinjer som uppmuntrar medarbetare att stanna hemma vid sjukdom, särskilt i början av en förkylning då man är som mest smittsam
- underlätta god handhygien och se över ventilationen i gemensamma lokaler
- möjliggöra distansarbete när arbetsuppgifterna tillåter och medarbetaren är frisk nog att arbeta
- erbjuda sjukvårdsrådgivning vid sjukanmälan, både vid egen sjukdom och vab, så att medarbetaren får råd tidigt och längre frånvaro kan förebyggas
3. Få bättre framförhållning i bemanningen
När någon blir sjuk behöver chefen ofta hitta ersättare och fördela om uppgifter. Ju tidigare informationen kommer, desto större är chansen att lösa det innan arbetsdagen börjar. Bra frånvarohantering handlar därför inte bara om att registrera sjukdagar, utan om att rätt personer får information i rätt tid. Det gör det också lättare att prioritera om och se till att arbetsbelastningen inte blir ohållbar för dem som är kvar.
Få inspiration från Adient som fått en mycket smidigare bemanning med hjälp av MedHelps hälsoplattform.
4. Fånga upp tidiga signaler på ohälsa
Alla korta sjukperioder är inte förkylningar. Återkommande frånvaro kan vara ett tidigt tecken på stress, sömnproblem, fysiska besvär eller svårigheter i arbetsmiljön. Under hösten är sådana signaler lätta att missa, eftersom frånvaron gärna förklaras med säsongen.
Följ därför inte bara den totala sjukfrånvaron utan också förändringar på individnivå. Om en medarbetare som sällan varit sjuk börjar ha återkommande korta sjukperioder kan det vara dags för ett omtankessamtal om hur personen mår och hur arbetssituationen ser ut. Vid behov kan arbetsuppgifter, arbetstider eller arbetsbelastning anpassas.
5. Följ upp frånvaron under säsongen och justera vid behov
Följ utvecklingen regelbundet för att upptäcka om frånvaron ökar mer än väntat eller om vissa grupper drabbas särskilt hårt. Har en avdelning betydligt högre korttidsfrånvaro än andra? Undersök om det finns skillnader i arbetsbelastning, arbetsförhållanden eller möjligheter till återhämtning. Statistiken visar inte alltid orsaken, men den hjälper HR och chefer att ställa rätt frågor.
Följ också upp effekten av åtgärderna. Har ändrad bemanning minskat övertiden? Har anpassade arbetsuppgifter hjälpt? Finns det arbetssätt som kan användas i fler delar av organisationen? Då blir frånvarostatistiken ett underlag för att förbättra verksamheten, inte bara en redovisning av det som redan hänt.
Gör verksamheten mindre sårbar för korttidsfrånvaron
Även om höstens och vinterns sjukdomsperioder kommer varje år behöver det alltså inte innebära samma problem varje gång. Skillnaden ligger ofta i hur väl arbetsgivaren känner till sin frånvaro, hur snabbt information når rätt personer och vilka rutiner och stöd som finns för att agera.
Vet du när och var korttidsfrånvaron slår till hårdast hos er? Med MedHelps Hälsoplattform kan ni följa sjukfrånvaron över tid, identifiera avvikande mönster och ge chefer stöd att planera bemanningen och sätta in rätt åtgärder innan frånvaron hinner påverka kvaliteten i era produkter och tjänster.
