Clas Ohlson är ett snabbt växande detaljhandelsbolag med cirka 3 000 medarbetare i Sverige. I en personalintensiv verksamhet får frånvaro snabbt konsekvenser för bemanning och den dagliga driften. Samtidigt behöver sjukfrånvaro hanteras strukturerat och med stor hänsyn till den känsliga information som processen innebär.
– Vi växer som bolag och anställer fler medarbetare i både butik och lager. I det läget är det viktigt att göra det lätt att göra rätt för både medarbetare och chefer. När vi utvärderade vår hantering av sjukfrånvaro såg vi att vi hade potential att skapa en bättre och enklare process, säger Monika Levisson Kungs, HR Business Partner Lead på Clas Ohlson.
Ett gemensamt systemstöd för sjukfrånvaro
Valet föll på MedHelp, som ger Clas Ohlson ett samlat stöd för arbetet med sjukfrånvaro.
Medarbetare kan sjuk- och friskanmäla sig via samma kanal och få tillgång till sjukvårdsrådgivning. För chefer innebär lösningen att de får stöd i att följa frånvaro, fånga upp återkommande mönster och veta när det är dags att agera.
HR och ledning får samtidigt tillgång till statistik och insikter som gör det möjligt att följa utvecklingen på både övergripande nivå och i olika delar av organisationen.
Det skapar en gemensam grund för hur sjukfrånvaro hanteras – oavsett om medarbetaren arbetar i butik, på lager eller i någon annan del av verksamheten.
En utrullning anpassad för en stor organisation
När en lösning ska införas i en organisation med många arbetsplatser räcker det inte att tekniken fungerar. Chefer och HR behöver förstå hur verktyget ska användas och hur det passar in i organisationens egna processer.
Implementeringen genomfördes därför stegvis.
Först etablerades den tekniska lösningen, inklusive en integration med HR-systemet som automatiskt håller personal- och organisationsdata uppdaterad. Det minskar behovet av manuell administration och skapar rätt förutsättningar för att arbeta med aktuell data.
– Tillsammans rullade vi ut MedHelp i region för region och butik för butik. I samband med varje utrullning fick butikscheferna utbildning i verktyget och jag upplever att vi väldigt snabbt kom in i det nya arbetssättet, säger Monika Levisson Kungs.
Tydliga processer och lokalt ägarskap
En viktig del i införandet har varit Clas Ohlsons eget arbete med att skapa tydliga interna processer kring sjukfrånvaro.
HR har tagit ett aktivt ägarskap och byggt upp intern kunskap så att chefer får stöd både i systemet och i själva arbetssättet. Det gör att MedHelp inte blir ett fristående verktyg, utan en del av hur organisationen arbetar med sjukfrånvaro i vardagen.
Samma arbetssätt – oavsett var du arbetar
Med MedHelp har Clas Ohlson möjlighet att arbeta mer enhetligt med sjukfrånvaro i hela organisationen.
Chefer får ett gemensamt stöd för att följa upp frånvaro och agera när det behövs. HR får bättre överblick över utvecklingen och möjlighet att identifiera mönster mellan exempelvis regioner, butiker eller andra delar av verksamheten.
Det skapar bättre förutsättningar för att arbeta både strukturerat och förebyggande – och för att fånga upp medarbetare tidigare när frånvaron börjar bli återkommande.
– Jag tycker att vi har åstadkommit det vi önskade när vi valde MedHelp som ny partner för hantering av sjukfrånvaro. Arbetet är smidigare för alla inblandade och vi får mer tid att arbeta med proaktiva åtgärder. Vi vill att våra medarbetare ska må så bra som möjligt och MedHelp hjälper oss i det arbetet, avslutar Monika Levisson Kungs.
