Många organisationer har redan rutiner för sjukfrånvaro, tidiga signaler och rehabilitering.
Men en policy som ligger på intranätet kräver att chefen själv:
- upptäcker att något har hänt,
- förstår att en rutin är relevant,
- hittar rutinen,
- tolkar vad som ska göras,
- kommer ihåg att göra det.
Chefer har olika erfarenhet och olika mycket kunskap om rehabilitering. Dessutom är tiden ofta knapp. Deras huvudsakliga uppgift är att få den dagliga verksamheten att fungera – och det är inte alltid lätt att samtidigt fånga upp tidiga signaler på att en medarbetare inte mår bra.
Resultatet kan bli att samma situation hanteras på olika sätt beroende på vem som är chef. När till exempel viktiga samtal, läkarintyg och rehabiliteringsaktiviteter inte hanteras på ett enhetligt sätt blir det också svårare för HR att få en samlad bild av hur organisationen arbetar med hälsa och sjukfrånvaro.
Det kan i sin tur göra det svårare att se var chefer behöver stöd – och att ge det stödet i tid.
Från policy till konkret handling
Här kan digitala verktyg göra en stor skillnad. Genom att samla förebyggande arbete, sjukfrånvaro, och rehabiliteringsstöd i ett lättanvänt system kan HR koppla organisationens rutiner till konkreta händelser i chefens vardag.
Det kan till exempel innebära att:
- en medarbetare börjar visa ett frånvaromönster som kan vara en tidig signal på ohälsa → chefen uppmärksammas på signalen och får stöd i nästa steg,
- en medarbetare har varit sjukfrånvarande ett visst antal dagar → chefen får en påminnelse om att höra av sig och checka in,
- ett rehabiliteringsärende pågår → chefen kan se vad som redan har gjorts, vad nästa steg är och när det behöver genomföras.
På så sätt blir rutinerna inte något chefen själv måste leta efter när en situation uppstår. Stödet blir synligt i det ögonblick det faktiskt behövs.
Rätt stöd när situationen uppstår
En rutin som finns dokumenterad kräver att chefen själv känner igen situationen och vet att det finns något att agera på. Med digitalt stöd kan chefen i stället uppmärksammas när vissa händelser eller frånvaromönster uppstår.
Det minskar beroendet av att varje chef själv ska hålla reda på alla steg i processen. I stället får chefen hjälp att förstå när det är dags att agera och vad nästa steg kan vara.
För HR innebär det samtidigt bättre förutsättningar att få organisationens arbetssätt att fungera i praktiken – inte bara på papper.
HR sätter ramarna för arbetssättet
Rutiner för sjukfrånvaro och rehabilitering ser olika ut från organisation till organisation. Därför är det viktigt att stödet går att anpassa efter det egna arbetssättet.
I MedHelps Hälsoplattform kan arbetsgivaren både skapa egna handlingsplaner och anpassa de planer som redan finns i plattformen.
Det kan till exempel handla om vilka steg en chef ska ta vid upprepad korttidsfrånvaro, när ett hälsosamtal ska bokas eller när chefen ska höra av sig till en medarbetare som har varit sjuk ett visst antal dagar.
Handlingsplanerna kan också med fördel tas fram eller anpassas tillsammans med företagshälsovården.
På så sätt kan HR omsätta organisationens interna rutiner i ett konkret stöd som finns tillgängligt för chefen genom hela processen.
Från personberoende till ett mer enhetligt arbetssätt
När chefer får samma typ av signaler, arbetar utifrån gemensamma handlingsplaner och får stöd i samma situationer skapas bättre förutsättningar för ett mer enhetligt arbetssätt i hela organisationen.
Arbetet blir mindre beroende av den enskilda chefens erfarenhet eller kunskap om sjukfrånvaro och rehabilitering. Samtidigt blir det enklare för HR att få en tydligare bild av hur arbetet faktiskt bedrivs och var det finns behov av ytterligare stöd.
Det skapar ett mer sammanhängande flöde där både det förebyggande arbetet och rehabiliteringsarbetet lättare kan bli en del av chefens vardag.
Gör era rutiner enklare att följa med MedHelp
MedHelps Hälsoplattform hjälper HR och chefer att arbeta mer strukturerat med tidiga signaler, sjukfrånvaro och rehabilitering. Genom automatiska signaler, tydliga handlingsplaner och stöd genom hela processen blir det enklare att omsätta organisationens rutiner i praktiken och skapa ett mer enhetligt arbetssätt.
Vill ni se hur Hälsoplattformen kan anpassas efter era rutiner och arbetssätt?
